员工要求补缴社保，HR第一步该做什么？

　　员工离职以后，突然回来找公司补缴社保，这是很多HR都会遇到的场景。有的人是现买房、落户、医保报销受影响;

　　有的人是准备仲裁，先把社保问题翻出来;

　　也有的人是离职时没说什么，过了几个月才发现公司以前没有按规定缴。这时候，HR最怕两种反应。一种是马上拒绝：“你都离职了，跟公司没关系了。”

　　另一种是马上承诺：“这个我们给你补。”这两种都不稳。员工要求补缴社保，HR第一步不是争辩，也不是表态，而是先把事实查清楚。一、先确认劳动关系是否真实存在社保补缴的前提，是双方在对应期间存在劳动关系。所以HR第一步要查的，不是员工说了什么，而是公司当时有没有用工事实。要看这些材料：劳动合同有没有签;

　　入职登记表有没有;

　　工资发放记录有没有;

　　考勤记录有没有;

　　工作群、排班表、工牌、邮件、业务系统记录有没有。如果员工确实在这段时间为公司工作，公司也按员工进行管理、发工资、安排工作，那就不能简单说“没有合同，所以不用补”。很多企业误以为没签劳动合同，就能否认劳动关系。实际上，劳动关系看的是实际用工，不只看合同名字。所以这一步的核心是：先判断人是不是公司的员工，工作期间从什么时候到什么时候。二、再核对到底是哪几个月没有缴确认劳动关系后，第二步是核对缴费期间。员工说“公司没给我交社保”，这句话太笼统。HR不能直接按员工说法处理，而要把月份拆出来。比如：是哪一年哪几个月没有缴?

　　是完全没缴，还是中间断缴?

　　是养老、医疗、失业、工伤、生育都没缴，还是某一项有问题?

　　是公司没有申报，还是申报了但基数有争议?很多争议不是“交没交”的问题，而是“交了多少、按什么基数交、哪几个月没交”的问题。HR要先把社保后台记录、工资表、入离职时间对上。

　　时间对不上，后面就会越谈越乱。三、不要把补缴问题简单当成钱的问题有些老板会问：“他要补缴，给他折现行不行?”这个思路要谨慎。社保缴纳是法定义务，不是简单的工资补贴。员工要求补缴时，公司不能简单用一笔钱替代社保缴纳，然后就认为风险结束了。如果当地经办机构允许补缴，企业要按当地规则办理。

　　如果涉及时间较久、跨年度、材料不完整，也要先向当地社保经办机构确认能不能补、怎么补、需要哪些材料。HR这时候最应该做的是收集事实、确认口径，而不是私下拍板。尤其不要随口说：“这个肯定补不了。”

　　“你签过协议，不能再要。”

　　“我们给你几百块钱，这事就算了。”这些话说出去，后面很容易变成证据。四、如果确实存在漏缴，HR要推动公司正面处理如果核查下来，公司确实存在应缴未缴，HR就要提醒老板：这个问题不是靠拖就能解决的。员工已经提出补缴要求，说明他已经意识到这个风险。

　　如果公司继续回避，后面可能会升级到投诉、稽核、仲裁或其他争议。比较稳妥的处理方式是：先确认是否可以补缴;

　　再核算单位和个人应承担部分;

　　然后和员工说明办理流程、材料和时间;

　　最后把沟通记录留存下来。这里有个细节：个人应承担的社保部分，通常仍应由员工个人承担;单位部分不能转嫁给员工。如果公司愿意额外承担员工个人部分，那属于公司内部协商安排，最好也要写清楚，避免后面又说不明白。五、如果员工主张不成立，也不要简单硬怼还有一种情况，员工提出补缴，但公司核查后发现并不成立。比如员工要求补缴的时间，并不存在劳动关系;

　　或者员工当时属于其他单位参保;

　　或者该期间已经正常缴纳，只是员工误解了记录;

　　或者员工要求补缴的基数明显和工资记录不一致。这种情况下，公司当然不用盲目答应。但HR也不要只回一句“公司不认可”。建议给出清晰反馈：我们核查了哪些资料;

　　对应期间是否存在劳动关系;

　　社保记录显示什么情况;

　　如果你有其他材料，可以继续提交;

　　具体补缴口径建议以当地社保经办机构确认为准。这样处理，比情绪化拒绝更稳。写在最后员工要求补缴社保，HR最重要的不是第一时间说“能”或者“不能”。第一步应该是查事实。查劳动关系，查入离职时间，查工资记录，查社保缴费记录，查当地补缴口径。事实清楚了，后面才知道该补、不能补，还是需要进一步协商。很多社保争议之所以越闹越大，不是因为HR一开始不知道答案，而是因为太早给了答案。遇到补缴社保，先别急着表态。

　　把事实查清楚，才是HR真正稳妥的第一步。